Кира – Менеджер Дистрибьютора
Карла – Менеджер Производителя

Добрый день, уважаема Карла!
Получила Ваше сообщение о том, что завод переходит с производства алюминиевых вышек ВМА 1400 (высота 21 метр) на производство ВМА 1430 (высота 24 метра), поэтому не гарантируется наличие на складе 1 вышки необходимого артикула к 1 сентября.
В связи с тем, что ранее с Вами письменно были согласованы все тендерные позиции и возможность их поставки в нужный срок, прошу рассмотреть возможность резервирования необходимой позиции под данный тендер на основании гарантийного письма: мы, как компания дистрибьютор, обязуемся внести предоплату в размере 10% от стоимости позиции ВМА 1400 (высота 21 метр) в размере 29 700р. после заключения контракта со строительной корпорацией. Ориентировочный срок подписания контракта – 15/08. Гарантийное письмо прилагаю.
Данный клиент является постоянным покупателем и стратегически важно совместно исполнить свои обязательства в полном объеме для дальнейшего плодотворного сотрудничества.

Отредактировано Кира (2020-01-13 23:11:45)

Карла, видимо недопонимание все же возникло. Давайте уточним ещё раз:
1. 25 июля, Вы сообщили, что не гарантируете наличие в сентябре вышки ВМА 1400 (21 метр), и поэтому просите внести предоплату 10%  сейчас, до момента размещения основного заказа 30 августа.
2. Для внесения предоплаты мне необходимо основание- контракт со строительной корпорацией. Сейчас он на подписании и мы делаем все возможное, чтобы подписать в установленный срок (10 дней).
3. Сразу после подписания мы сможем внести предоплату 10%. Именно это обязательство мы и подтверждаем гарантийным письмом, т.е. просим зарезервировать нужную вышку  на 2 недели, до подписания контракта.
4. Основной заказ на 35 позиций  из ассортимента разместим согласно ранее согласованному плану 30 августа и оплатим в полном объёме. От своих обязательств не отказываемся и хотели бы сотрудничать в данном контракте именно с вашей компанией.

Карла, Вы пишете, что новая позиция отличается артикулом и наличием доп секции, при этом цена сохраняется, почему в этом случае нет возможности отгружать новую позицию другим дистрибьюторам, а для нас оставить старую позицию, ведь мы согласовывали ее с Вами ранее под этот крупный тендер? При этом производитель ничего не теряет, а для нас изменение артикула ведёт к необходимости менять документацию, а это дополнительные затраты времени и ресурсов.

Карла, добрый день!
1. Как я понимаю, Вы отказываетесь принимать гарантийное письмо и гарантировать наличие на складе вышки 21метр, если мы не оплатим 100% сейчас?
2.Уточните, пожалуйста, чем вышка старого артикула уникальна, что именно за неё Вы хотите получить предоплату, если новая вышка обладает теми же свойствами, только лучше и является ходовой?
В чем именно причина, что Нет возможности ее зарезервировать, ведь мы договаривались о ее поставке заранее? Возможно мы поможем решить, если будем знать причину?
3. Поясню почему для нас важно получить именно ту позицию, которая была согласована Вами ранее:
Контракт уже опубликован и сейчас идёт процедура подписания. Изменение позиции ведёт к пересогласованию полного пакета документов. Заказчик готов на это пойти в случае предоставления компенсации 10% на эту позицию, что составляет 29700₽.
4. В будущие контракты мы безусловно будем включать новую позицию, предварительно согласовывая с Вами список, как всегда и делаем.
5. Чтобы сохранить контракт и партнёрские отношения с Заказчиком, в случае замены, мы должны предоставить компенсацию 10% на позицию, которую меняем. Мы можем уступить свою маржу 5% по данной позиции. Вы готовы сделать нам скидку 5%, ведь список позиций был ранее Вами подтверждён, чтобы мы могли предоставить клиенту компенсацию в полном объёме и продолжить сотрудничество дальше?

Кира

Карла,
Я запуталась, давайте проясним ещё раз ситуацию с гарантийным письмом.
Хочу пояснить нашу позицию и уточниться:
1. Мы не можем внести предоплату до подписания контракта между нашей компанией и строительной корпорацией, т.к. нет фин оснований для этого: зачем я покупаю вышку сейчас, под какого клиента, если нет договора-у бухгалтерии возникает резонный вопрос.
2. Чтобы снять Ваши риски, что вы для нас забронировали конкретную вышку, а мы ее не выкупим по какой-то причине, я предлагаю гарантийное письмо, пропишем в нем сумму предоплаты (изначально мы оговаривали 10%, готовы обсудить % в сторону увеличения, если нужно) и срок, в который ее необходимо внести (прогнозный срок, когда контракт уже будет подписан. Например 15 августа)
3. В этом случае мы обязаны будем внести предоплату в установленный срок не зависимо от того будет подписан контракт или нет (это уже наши риски).
4. Не совсем понимаю о каком заказе по гарантийному письму и предоплате 60% идёт речь в последнем письме, уточните, пожалуйста,  в чем его суть?

Кира

Уважаемая Кира,

Мы рады, что вы и ваш заказчик видите возможным дать положительный ответ на наше предложение о внесении нового артикула на данном этапе заключения договора и переоформить документацию. Этот вариант избавит все стороны от бумажных трудностей при осуществлении будущих поставок. Однако скидку предоставить не имеем возможности, так как цены, по которым мы работаем с вашей компанией минимальные, и мы сработаем себе в убыток.

Если Вам такой вариант видится невыгодным, то мы готовы пойти навстречу.  С учетом того, что новый договор позволит совершать неограниченные поставки в будущем (ограничения по количеству можно указывать в спецификациях к договору) и в нем будут указаны как новый, так и старый артикулы. Поэтому пока вы находитесь в процессе оформления документации, мы готовы отгрузить позицию старого артикула по гарантийному письму на условиях предоплаты всего лишь 20% и продлить сроки оплаты до 5 августа, это вариант, который Вы готовы рассматривать в п.2 вашего предпоследнего письма.

Таким образом,

во-первых, вы будете иметь договор, который Вам и вашим заказчикам не придется переоформлять в будущем,

во-вторых, Вам не придется платить неустойку, потому что ваш заказчик сможет получить именно ту позицию, которую он и заказывал.

Надеемся на ваше понимание и дальнейшее сотрудничество.

  С уважением,
   Карла

Карла, добрый день!
Конечно контракт важно сохранить и выполнить в установленные сроки.
Чтобы зарезервировать товар на месяц без заказа, в сложившейся ситуации, мне нужны основания - предоплата 5%, т.е 1 250 000р.
Если внести предоплату сейчас Вы не можете, то мы готовы принять платёжную банковскую гарантию, тем более этот инструмент уже использовался Вашей компанией ранее и проблем с получением не возникает.
В этом случае мы получаем основания для того, чтобы зарезервировать товар под будущий заказ, т.к. банк гарантирует оплату продукции в установленный срок в случае просрочки или задолженности.
Стоимость банковской гарантии на аналогичную сумму для других наших дистрибьюторов, которые оказались в схожей ситуации составляла порядка 15тр, точную стоимость поможет рассчитать менеджер нашего с Вами банка «Союз»

С уважением,
Кира

Отредактировано Кира (2020-01-16 10:27:12)

Карла, добрый день!
Не совсем верно:
1. Если Вы готовы внести предоплату сейчас, то это 5% от стоимости-1 250 000р., а остаток через 30 дней, когда разместите заказ.
2. Банковская гарантия оформляется на полную стоимость позиции, под которую выдаётся - в данном случае 25 млн.рублей.
Она гарантирует нам, что не позднее, чем через 30 дней будет выкуплена вся зарезервированная партия. (Как Вы и планируете).

Обычно банковская гарантия оформляется в течении 1-2 дней, как только оформите, отравляйте скан, я поставлю в резерв партию ОТИС серии Atlas RPH под Ваш заказ.

С уважением, Кира

Карла,
ранее у нас с вашей компанией были другие ситуации и суммы, но инструмент этот несколько раз использовали, да.
Мы резервируем под Ваш контракт партию лифтов на 25млн рублей без предоплаты на месяц только в случае, если имеем гарантию, что она будет выкуплена полностью, именно в этом ее суть.
(Сейчас другие дистрибьютеры будут пытаться купить эти лифты и я им откажу, потому что мы отложили их для Вас, какая ситуация будет через месяц-два мне не известно, если вдруг что-то пойдёт не так, хоть риск и минимален, то мы останемся с лифтами, которые должны кому-то продать. Именно этим обусловлена сумма и важность гарантии для нас).
С уважением,
Кира

Карла,
Если Вы вносите предоплату сейчас, то мы получаем живые деньги, которые идут на оплату складских расходов, запчастей, зарплату и тд.
В случае с банковской гарантией мы получаем только подтверждение Ваших намерений об оплате в будущем за полную партию: что вы собираетесь через 30 дней разместить заказ и оплатить 25млн рублей. Сейчас у нас нет даже официального заказа от вашей компании, а необходимый остаток мы для вас резервируем и держим.
В случае с гарантией на 1,25 млн мы получаем подтверждение о намерении через 30 дней оплатить только 5% от стоимости зарезервированных лифтов, что не снимает наши риски, именно этим обусловлен разбег.
Карла, если есть какая-то проблема с оформлением платёжной банковской гарантии на полную стоимость партии лифтов, то сообщите, пожалуйста, подумаем совместно над другими возможными решениями.

С уважением,
Кира

Отредактировано Кира (2020-01-17 07:09:59)

Рефлексия по следам «поединка в мыле» и работа над ошибками от Киры

Ошибки были технические и логические.
Ошибка номер один: забыла подписать первое сообщение по правилам деловой переписки. Решила добавить подпись позже. Поняла, что редактировать сообщения не правильно, удалила, чтобы сообщение было в первоначальном виде, но осадочек остался..и запись на форуме, что редактировалось. Ну главное Карла знает, что я ничего не меняла по сути. Но больше так делать конечно не буду.

Ошибка номер два: не до конца погрузила Карлу в ситуацию, раз она начала мне отвечать совсем про другое. А возможность была.

Ошибка номер три? Не покидало ощущение няшности, как будто мы слишком добры друг к другу, при этом если бы разговаривали, уже бы били друг друга годовой об стол. Но есть установка в голове, что деловую переписку надо вести максимально корректно, но было ощущение, что мы о разном говорим и поэтому не понимаем друг друга. И вроде бы старалась развернуть и по пунктам разложить, но что-то было не так.

Рефлексия:
Очень люблю в работе писать письма и не люблю разговоры по телефону, хотя они и быстрее.  Письма-это след, доказательство, фиксация. К ним отношусь серьезно, иногда даже слишком. Так и тут: пишешь, переписываешь, читает и снова переписываешь-все как в жизни. Но в работе, кажется, это не занимает столько времени, сколько занимало тут.
Стараешься писать по делу-слишком сухо, добавляешь обороты речи-слишком пространно, пытаюсь поймать баланс (хорошо сдерживает ограничение 200 слов).
С клиентом всегда задача-решить вопрос и пойти на встречу, если нужно, клиент всегда прав, а мы с командой делаем общее дело-установки, которые иногда мешают, особенно если на том конце провода человек, который не разделяет эти правила. Нужно вживаться в роль и вовремя вспоминать, что бизнес есть бизнес.

Дедлайн обостряет ум: наша переписка пошла гораздо быстрее, как только поняли, что время уходит. Раскачивались чтоли…. Могли бы и быстрее включиться, не терять зря времени.

Ну и разочарование от того, что неделю жили этим поединком, потратили время, нервы, ресурсы, а вердикта нет. И никто его не узнаёт. Просто потому что один человек оказался невнимательным и подвёл. Да, так бывает, и люди разочаровывают, и вроде тут повод пустяковый, но было обидно. Ну и прочувствовав это конечно я из роли судьи буду внимательнее, чтобы не подвести никого так же глупо.

Без обратной связи достаточно сложно делать работу над ошибками самостоятельно, ведь если я так сделала, значит я считаю, что так надо. И продолжаю так считать, хотелось бы взгляд со стороны.

В ходе поединка я чувствовала, что что-то не так. Не могла понять что, но явно что-то личное. Выяснила, обсудили. Без этого поединка я даже не подозревала бы и дальше, что что-то не так. Неожиданность, за которую спасибо поединку.